Wprowadzenie pracy zdalnej, oprócz znacznego ułatwienia w organizacji pracy w „pandemicznej” rzeczywistości spowodowało pojawienie się nowych problemów na gruncie prawa pracy. Jednym z nich jest rozliczanie nadgodzin pracowników, zwłaszcza tych zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy. Jak pracownicy mogą dochodzić należnego im wynagrodzenia? Jak pracodawcy mogą bronić się przed nieuzasadnionymi roszczeniami pracowników? Na te i inne pytania odpowiada r. pr. Krzysztof Gruszka wraz z mec. Łukaszem Gałuszką z kancelarii Legibus Consulto w Katowicach dla Dziennika Gazety Prawnej.

Jednym z problemów, z jakimi spotykamy się w kontekście pracy zdalnej, jest efektywne wykorzystanie czasu pracy przez pracowników wykonujących zadania w tej formie. Przypomnijmy, że istota pracy opiera się na pozostawaniu przez pracownika w godzinach pracy do dyspozycji pracodawcy. Jednak będąc w biurze, pracownik jest najczęściej obserwowany i/lub kontrolowany przez przełożonych. Ma też ograniczone możliwości realizacji swoich prywatnych spraw. Natomiast przebywając w domu, jest w znacznym stopniu pozbawiony nadzoru. Poza tym obecność w miejscu zamieszkania w godzinach pracy bardzo często kusi, by czas który powinien zostać poświęcony na wykonywanie zadań zawodowych przeznaczyć na realizację prywatnych obowiązków czy przyjemności – przygotowanie posiłków, spędzanie czasu z rodzina, sprzątanie, odcinek ulubionego serialu czy nawet remont (w początkowej fazie pandemii można było zaobserwować zjawisko zwiększonego zainteresowania zakupami w sklepach budowlanych – bardzo prawdopodobne, że pracownicy wiele remontów czy prac wykończeniowych wykonywali w godzinach pracy).

Jednak na efektywności problemy w obszarze czasu pracy się nie kończą. W związku z pracą zdalną wiele wątpliwości pojawia się również na gruncie rozliczania czasu pracy.

• Kiedy praca zdalna może skutkować wystąpieniem godzin nadliczbowych?

Jeśli chodzi o rozliczanie czasu pracy, najwięcej chyba wątpliwości dotyczy kwestii nadgodzin. Na tym gruncie rodzi się wiele pytań. Jeżeli np. pracownik ma pracować od godziny 8.00 do 16.00, a ostatniego służbowego maila wysłał o 20.00, to czy oznacza to, że cały ten czas, tj. od godziny 8.00 do 12.00 pracował? Pracodawca nie ma zwykle realnej możliwości weryfikacji w tym zakresie. Nawet fakt pozostawania zalogowanym w aplikacjach służbowych przez cały czas nie jest tutaj wystarczającym dowodem – pracownik może bowiem figurować jako aktywny użytkownik programu, ale nie jest powiedziane, że w danym czasie faktycznie świadczył pracę. O ile pracodawca nie dysponuje aplikacjami pozwalającymi na szczegółowe monitorowanie aktywności pracownika, trudno jest tutaj wykazać rzeczywistą ilość czasu wykonywania obowiązków służbowych. Co prawda definicja nadgodzin daje tutaj pewne ułatwienie – zgodnie z art. 151 par. 1 kodeksu pracy istota pracy w godzinach nadliczbowych sprowadza się do tego, że wykonywana jest ona przez pracownika w celu usunięcia lub minimalizacji negatywnych następstw sytuacji wyjątkowych takich jak awarie czy wypadki, a prócz tego, dla zaspokojenia szczególnych potrzeb pracodawcy. Stwierdzić zatem należy, że – wyłączając przypadki wyjątkowe – pracownik może pracować w godzinach nadliczbowych tylko wtedy, gdy czyni to na wyraźne lub dorozumiane polecenie pracodawcy.

Pracodawcy często próbują chronić się przed nieuzasadnionymi roszczeniami o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych określając w umowie o pracę, że polecenie wykonania pracy w godzinach nadliczbowych wymaga dochowania określonej formy (np. pisemnej). Jak jednak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 10 września 2019 r. (sygn: II PK 55/18), nawet niezachowanie określonych przez strony umowy o pracę wymogów formalnych dla polecenia pracownikowi wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych nie stoi na przeszkodzie temu, aby pracownik wykazał przed sądem, że faktycznie pracę w godzinach nadliczbowych wykonywał.

Ponadto w wielu przedsiębiorstwach nadgodziny są, mówiąc wprost, standardem. Pracodawcy są gotowi płacić pracownikom więcej, jeżeli ci pracują dłużej niż wynika to z umowy o pracę celem finalizacji np. ważnego zlecenia dla klienta. Jeżeli pracownik uczestniczy w rozbudowanych projektach lub realizuje ich znaczną liczbę, a tym samym często pracuje w godzinach nadliczbowych, to pracodawcy może być trudno wykazać, że w przypadku wykonywania pracy na odległość było inaczej. Istotne znaczenie może mieć tutaj praktyka przyjęta u danego pracodawcy.

• Kto będzie musiał wykazać przed sądem, że w czasie wykonywania pracy zdalnej nadgodziny faktycznie wystąpiły (lub że nie miały one miejsca)?

W procesie o zapłatę wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych ciężar dowodu obciąża obie strony – a więc zarówno pracownika, jak i pracodawcę. Zgodnie z ogólną regułą dowodową z art. 6 kodeksu cywilnego, pracownik powinien wykazać fakt wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych oraz że czynił to na polecenie pracodawcy. Natomiast pracodawca – broniący się zazwyczaj (wedle najpowszechniejszej praktyki w tego typu procesach) zapisami ewidencji czasu pracy – obowiązany jest wykazać, że ewidencja ta prowadzona była rzetelnie i odzwierciedla rzeczywisty stan rzeczy (tak też orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z 23 listopada 2001, sygn. I PKN 678/00).

• Czy nadgodziny są wpisane w zadaniowy system czasu pracy, wykorzystywany przy pracy zdalnej?

W zadaniowym systemie czasu pracy pracodawca określa pracownikowi zakres zadań, które co do zasady powinny zostać wykonane w ramach „normalnego” czasu pracy. Jest to system polegający na dużej samodzielności pracownika, w związku z czym jest często stosowany w odniesieniu do pracowników wykonujących obowiązki w formie pracy zdalnej czy telepracy. Co istotne, w tym systemie zakres zadań pracownika powinien być określony tak, by był on możliwy do wykonania w ramach „normalnego” czasu pracy przy dochowaniu zwykłej staranności i efektywności. Pracodawca nie powinien wykorzystywać zadaniowego systemu czasu pracy do tego, by osoba zatrudniona pracowała więcej niż wynika to z wymiaru czasu pracy określonego w umowie o pracę. Nie może więc on służyć nadmiernej „eksploatacji” pracownika. Jak wskazał SN w wyroku z 27 stycznia 2016 r., sygn. akt: I PK 25/15: „nie można uznać, że samo nazwanie systemu czasu pracy “zadaniowym” (np. w umowie o pracę) pozwala na niestosowanie przepisów regulujących pracę w godzinach nadliczbowych”.

Zadaniowy system czasu pracy jest szczególnie popularny w tzw. zawodach twórczych, czyli np. wśród informatyków czy grafików. Charakter ich pracy nie pozwala bowiem na dokładne określenie ram czasowych świadczenia pracy i jednocześnie nie sposób oczekiwać, że pracownik będzie pracę tę wykonywał w sposób ciągły – jest ona uzależniona od liczby zleconych mu projektów, stopnia ich złożoności itp. Praca wygląda więc zgoła odmiennie, niż np. ta wykonywana na linii produkcyjnej. Konsekwencją szerszej swobody pracownika w ramach zadaniowego systemu czasu pracy jest jednak problematyczne wykazywanie pracy w godzinach nadliczbowych.

• W jaki sposób pracownik zdalny, zatrudniony w systemie zadaniowego systemu czasu pracy, może wykazać, że wykonywał swoje obowiązki w godzinach nadliczbowych? Jak pracodawca może się bronić przed roszczeniami pracownika?

Pracownik dochodzący roszczeń z tytułu godzin nadliczbowych powinien wykazać, że:

• praca była wykonywana w wymiarze przekraczającym wymiar jego etatu,
• nie było możliwości wykonania tych zadań w ramach „normalnego” czasu pracy oraz
• pracodawca wyraził przynajmniej dorozumianą zgodę na pracę w godzinach nadliczbowych.

Wykazanie powyższych elementów, a zwłaszcza rzeczywistego czasu wykonywania zadań zleconych przez pracodawcę, jest jednak o tyle trudne, że w przypadku zadaniowego systemu czasu pracy nie ewidencjonuje się czasu pracy. Trudności te potęguje zaś brak nadzoru, z którym nie mamy problemu w przypadku obecności pracownika w biurze (o czym wspominaliśmy ju na wstępie) .

Na pewno do wykazania przez pracownika pracy w godzinach nadliczbowych nie wystarczy wysłanie o późnej godzinie e-maila do klienta lub przełożonego z załączonymi np. przygotowanymi grafikami. Dowód tego rodzaju świadczy wyłącznie o tym, że o danej godzinie pracownik wysłał wiadomość elektroniczną. Nie wynika z niego natomiast czas poświęcony na realizację zadania. Nietrudno wyobrazić sobie sytuację, że pracownik spróbuje wykazać nadgodziny w ten sposób, że wykona zadanie np. koło południa, ale będzie zwlekał z wysłaniem efektu swojej pracy by pokazać, jak bardzo czasochłonne ono było. Aby tego rodzaju dowód miał znaczenie, pracownik powinien wykazać np. faktyczny czas spędzony nad projektem, moment zlecenia jego wykonania przez pracodawcę, brak możliwości wykonania tego projektu w określonym terminie oraz fakt istnienia zgody pracodawcy na nadgodziny. W praktyce wykazywanie tego rodzaju okoliczności może okazać się trudne. Przypadki, w których zadanie o złożonym charakterze jest przekazywane pracownikowi np. w porach popołudniowych z poleceniem wykonania „na dziś”, są raczej rzadko spotykane. Najczęściej pracownik jest w stanie wykonać dane zadanie na czas przy efektywnym wykorzystaniu swojego czasu pracy.

Z kolei wykazanie, że zadania zostały określone tak, by można je było wykonać w czasie wynikającym z norm wyrażonych w art. 129 k.p. (do 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym), spoczywa na pracodawcy. Stwierdzić należy, że przy przyjęciu obiektywnych kryteriów (standardowy czas potrzebny na analizę tematu, czas wymagany na wykonanie projektu przy zachowaniu odpowiednich standardów i jakości) pracodawcy najczęściej są w stanie wykazać, że w ramach „standardowego” czasu pracy pracownik mógł dane zadanie wykonać poprawnie i terminowo. Jeżeli więc zadania były zlecane pracownikowi z odpowiednim wyprzedzeniem i z uwzględnieniem rzeczywistego czasu potrzebnego na ich realizację, to roszczenie o nadgodziny może okazać się nieuzasadnione. Pracodawca może np. bronić się pokazując czas wykonania poprzednich, podobnych zadań przez pracownika lub czas, w jakim tego rodzaju zadania wykonywał inny pracownik zatrudniony na tym samym stanowisku. Warto przy tym znowu przypomnieć, że pracodawca przy zdalnych formach wykonywania pracy ma bardzo ograniczone możliwości nadzoru nad tym, w jaki sposób pracownik wykorzystuje swój czas pracy. Tego rodzaju okoliczność nie powinna jednak przemawiać na niekorzyść zatrudniającego i być samoistną przesłanką uznania zasadności roszczenia osoby zatrudnionej w zadaniowym systemie czasu pracy.

Kwestię rozliczania nadgodzin w zadaniowym systemie czasu pracy, niezależnie czy przy wykonywaniu pracy zdalnej czy w biurze, wielokrotnie rozstrzygał w swoich orzeczeniach Sąd Najwyższy. W wyroku z 16 marca 2006 r., sygn. akt: II PK 165/05, wskazano, że to pracodawca co do zasady powinien wykazać, że powierzone pracownikowi obowiązki są obiektywnie wykonalne w czasie pracy ustalonym z uwzględnieniem art. 129 k.p. (8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w tygodniu). Jednakże najnowsze orzecznictwo kładzie nacisk na inne kwestie. Podkreśla się w nim to, o czym piszemy powyżej, czyli konieczność faktycznego wykazania przez pracownika, że pracował ponad wynikający z jego umowy wymiar czasu pracy, a także że istniały szczególne potrzeby pracodawcy i że udzielił on dorozumianej zgody na pracę w godzinach nadliczbowych. Tak wynika m.in. z uzasadnienia  wyroku SN z 4 września 2019 r., sygn. akt II PK 172/18.

.