Nie tak dawno w mediach pojawiła się informacja o pomyśle pewnej holenderskiej fundacji, by pracodawcy, kierując pracowników do pracy w domu, wypłacali im kwotę 2 euro dziennie. Miałoby to rekompensować m.in. koszt amortyzacji mebli, zużycia własnej wody, kawy, herbaty, korzystania z prywatnej toalety. Jak taki pomysł sprawdziłby się w Polsce? Jak wyglądałoby opodatkowanie takiego świadczenia? Czy takie rozwiązania są przyjęte w innych krajach? Radca prawny Krzysztof Gruszka wraz z Mateuszem Piechem, project managerem z kancelarii JGA z z Katowic komentują dla Dziennika Gazety Prawnej.

Telepraca i praca zdalna

Zarówno przepisy o pracy zdalnej, jak i znajdujące się od dłuższego czasu w kodeksie pracy regulacje dotycząca telepracy nie przewidują obowiązku wypłaty jakichkolwiek dodatkowych świadczeń na rzecz pracownika wykonującego swój obowiązki w tej formie. Takie regulacje nie zostały wprowadzone również na gruncie europejskim. Telepraca jest wynikiem porozumienia, czyli konsensusu między pracodawcą a pracownikiem.

Z kolei praca zdalna – zasadniczo mniej sformalizowana od telepracy – ma na celu obecnie przede wszystkich ochronę zatrudnionych przed zakażeniem COVID-19. Trudno więc wyobrazić sobie sytuację, by pracownik, kierowany do wykonywania pracy zdalnej celem ograniczenia ryzyka zakażenia, miał otrzymywać jeszcze dodatkowe świadczenia od pracodawcy z tego tytułu. Byłoby to przede wszystkim rozwiązanie nieekonomiczne.

Pracownik nie ma też roszczenia do pracodawcy, jeżeli w czasie wykonywania pracy zdalnej (bądź telepracy) zniszczeniu ulegną używane do tego celu prywatne meble. Nie może więc domagać się rekompensat za zużycie czy uszkodzenia krzesła, porysowanie biurka, czy np. zniszczony w godzinach pracy ekspres do kawy.

Pracodawca natomiast nie może oczekiwać od pracownika, że ten do wykonywania obowiązków służbowych będzie używał prywatnego laptopa lub posługiwał się prywatnym sprzętem audiowizualnym (mikrofon, słuchawki, kamerę). Jeżeli pracodawca uważa taki sprzęt za niezbędny, powinien sam dostarczyć go pracownikowi.

Jeśli idzie o zużycie takich rzeczy jak kawa, herbata czy papier toaletowy, to pracownik również nie ma podstaw do domagania się zwrotu kosztów. Po pierwsze, brak jest odpowiedniej podstawy prawnej, po drugie, wyliczenie wysokości takiego ekwiwalentu byłoby praktycznie niemożliwe, bo każdy zużywa te produkty w innym stopniu. Co więcej, jeżeli pracownik jest na utrzymaniu rodziców lub innej osoby, to nie on ponosi te koszty, a osoby go utrzymujące.

Nic nie stoi natomiast na przeszkodzie, by pracodawca przyznał takie świadczenia z własnej inicjatywy. Wypłatę takich dodatków może przewidywać układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub sama umowa o pracę. Przyznając je, trzeba jednak mieć na uwadze, by nie naruszyć zasady równego traktowania w zatrudnieniu (np. poprzez przyznanie świadczenia wyłącznie pracownikom biurowym, z pominięciem osób zatrudnionych na hali produkcyjnej, którzy nie mogą swoich obowiązków wykonywać na odległość).

Warto pamiętać, że koszty takie nie powinny być pokrywane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Celem funduszu nie jest bowiem rekompensowanie kosztów wykonywania pracy.

Zwolniony ekwiwalent

Polskie przepisy nie przewidują obecnie szczególnych zasad opodatkowania dodatków, którymi pracodawcy rekompensowaliby wydatki ponoszone w związku z pracą zdalną. Dlatego  wszelkie tego typu dodatkowe świadczenia, wykraczające poza pensję, stanowią przychód ze stosunku pracy.

Wyjątki są nieliczne. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Zwrot kosztów pracy zdalnej mógłby być więc zwolniony z podatku dochodowego, pod warunkiem, że łącznie będą spełnione następujące przesłanki:

• wypłacenie dodatkowych środków jest związane z faktem używania przez pracownika określonych rzeczy w celu wykonywania pracy;
• rzeczy wykorzystane przy wykonywaniu pracy stanowią własność pracownika;
• wypłacane środki, pracodawca określił jako ekwiwalent odpowiadający wydatkom pracownika.

Pierwszy z warunków nie budzi szczególnych wątpliwości, jednak dwa kolejne stanowią potencjalny czynnik ryzyka dla każdego pracodawcy, który zdecyduje się na wypłatę ekwiwalentu. Będzie on bowiem musiał jako płatnik ustalić, czy sprzęt (rzeczy) wykorzystywany przez pracownika jest jego własnością oraz wyliczyć ekwiwalent pieniężny, który będzie odpowiadał „zużyciu” .

Szczególnie trudne może być odpowiednie skalkulowanie wysokości ekwiwalentu, zwłaszcza że organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych dość jednoznacznie nie zgadzają się na ustalenie tu ryczałtu.

Jeżeli więc ustawodawca nie wprowadzi szczególnych rozwiązań dla takich ekwiwalentów, będą one w praktyce opodatkowane tak jak wynagrodzenia.

W Nowej Zelandii

Propozycją wartą rozważenia, jest rozwiązanie przyjęte  w Nowej Zelandii. Nowozelandzki fiskus podzielił ekwiwalenty na trzy zasadnicze grupy:

• wydatki różne, które do wysokości ok. 40 zł tygodniowo są bezwarunkowo zwolnione z podatku;
• wydatki związane z telekomunikacją (telefon, internet), które mogą być bezwarunkowo zwolnione z podatku do kwoty około 13 zł tygodniowo, a powyżej tej kwoty są zwolnione w 100 proc., 75 proc., 50 proc. lub 25 proc., w zależności od wykazania, jak bardzo sprzęt jest wykorzystywany są do celów służbowych;
• wydatki związane z wyposażeniem i umeblowaniem domu (bezwarunkowo są zwolnione z podatku do kwoty około 1025 zł rocznie a powyżej tej kwoty są zwolnione częściowo/lub całkowicie w zależności od wykazania, jak bardzo wyposażenie i umeblowanie jest wykorzystywane do celów służbowych.

Zasady te są znacznie korzystniejsze niż obecne rozwiązania polskie, bo w duchu zaufania do podatników i chęci wsparcia gospodarki zakładają, że ekwiwalenty za podstawowe wydatki powinny być zwolnione z podatku bezwarunkowo. W wyższych kwotach wymagają udokumentowania, co jest zrozumiałe.