Przepływ finansów i obrót gospodarczy powinien być oparty na wzajemnym zaufaniu i uwzględniać rzetelność oraz wiarygodność partnerów biznesowych. niestety nie zawsze tak jest – w sytuacji, gdy otrzymamy bezzasadną lub błędną fakturę VAT, kluczowe jest podejmowanie działań zgodnych z obowiązującymi przepisami i opartych na wzajemnym zaufaniu między kontrahentami. W przypadku jego zaniku mogą wystąpić nieporozumienia, które nierzadko eskalują do konfliktów, a nawet sporów sądowych.
Dwie główne przyczyny problemów z fakturami to:
- Wystawienie dokumentu na kwotę wyższą niż uzgodniono lub faktury, która nie znajduje pokrycia w rzeczywiście wykonanych usługach czy dostawach. Faktura jako sformalizowany dokument powinna odzwierciedlać realne zdarzenie gospodarcze i jest związana z obowiązkiem podatkowym. Wprowadzenie jej do obrotu przez doręczenie drugiej stronie to poważny akt, który musi być zgodny z przepisami.
- Wystąpienie błędów formalnych – jeżeli faktura zawiera błędy, nabywca ma prawo wystawić notę korygującą, lecz tylko w odniesieniu do pewnych, mniej istotnych elementów. Nie może ona dotyczyć zmiany ceny, ilości towarów, stawki podatku, czy łącznej kwoty należności. W przypadku poważniejszych rozbieżności, jak niewłaściwa cena czy ilość, należy zwrócić się do wystawcy z prośbą o korektę faktury, przedstawiając jednocześnie dokumentację, jak umowy czy korespondencję, potwierdzającą uzgodnione warunki.
Brak zgodności faktury ze stanem faktycznym – co dalej?
Ważne jest, aby wszelkie ustalenia były dokumentowane na wypadek ewentualnych nieporozumień, które mogą prowadzić do sporów. Korekta faktury, zgodnie z ustawą o VAT, jest możliwa tylko po jej odebraniu przez nabywcę. W sytuacjach, gdy faktura jest całkowicie niezasadna, należy nie wprowadzać jej do ksiąg i zażądać korekty do wartości zerowej.
W praktyce, jeśli rozbieżności nie mogą być polubownie rozwiązane, istnieje możliwość odwołania się do odpowiedzialności karnej, jednak jest to ostateczność. Zasadniczo, przedsiębiorca nie powinien odsyłać otrzymanej faktury, lecz dążyć do jej korekty, by odzwierciedlała ona faktyczny stan rzeczy, co w niektórych przypadkach może oznaczać zaksięgowanie faktury zgodnie z rzeczywistym odbiorem towarów lub usług.
Co zrobić w przypadku otrzymania błędnej faktury?
W obliczu otrzymania nieuzasadnionej lub błędnej faktury VAT, niezbędne jest podejmowanie odpowiednich kroków, mających na celu korektę takiego dokumentu. Proces ten wymaga znajomości obowiązujących przepisów oraz umiejętności negocjacyjnych, a w niektórych przypadkach wsparcia prawnego. Kolejnymi krokami, które należy podjąć są:
- Analiza sytuacji – sprawdź, czy faktura rzeczywiście zawiera błędy.
- Zidentyfikuj rodzaj błędu – czy dotyczy kwoty, ilości towarów, niezgodności z wykonaną usługą, czy innego elementu.
- Dokumentacja – zebranie wszelkich dokumentów potwierdzających uzgodnienia (umowy, korespondencja e-mail, protokoły ustaleń).
- Komunikacja z wystawcą faktury – napisz pismo do wystawcy z prośbą o korektę, powołując się na dostępne dowody. Przedstaw szczegółowo, jaka korekta jest oczekiwana.
- Wykorzystanie noty korygującej – w przypadku mniejszych błędów możliwe jest wystawienie noty korygującej przez nabywcę. Pamiętaj, że nota korygująca nie może zmienić kluczowych elementów faktury jak cena netto, stawka podatku, czy wartość dostarczonych towarów.
- Współpraca z kancelarią radców prawnych – wsytuacjach spornych lub gdy wystawca faktury nie chce dokonać korekty, pomocna okazuje się współpraca z kancelarią radców prawnych, taką jak AKKG. Profesjonalne doradztwo prawne może przyspieszyć proces rozwiązania problemu oraz zwiększyć skuteczność podejmowanych działań.
- Działania formalne – w przypadku, gdy dialog z wystawcą faktury nie przynosi rozwiązania, możliwe jest podjęcie formalnych kroków prawnych. Zgłoś sprawę do odpowiednich organów lub rozpocznij postępowanie sądowe z pomocą radcy prawnego.
- Zachowanie dokumentacji – wszystkie pisma, korespondencja i dokumenty związane z próbą korekty faktury powinny być starannie archiwizowane. Dokumentacja ta może okazać się kluczowa w przypadku dalszych sporów.
- Edukacja i prewencja – warto inwestować w wiedzę na temat prawidłowego obiegu dokumentów oraz obowiązujących przepisów podatkowych. Regularne szkolenia z zakresu obrotu gospodarczego mogą zapobiegać podobnym problemom w przyszłości.
Pamiętaj, że w sytuacjach wymagających negocjacji lub konfrontacji prawnej, wsparcie doświadczonych radców prawnych, takich jak oferowane przez kancelarię AKKG, jest nieocenione. Profesjonalna analiza sytuacji, doradztwo i reprezentowanie klienta przed organami lub w sądzie mogą znacząco wpłynąć na pomyślne rozwiązanie sprawy.
Jaka odpowiedzialność spoczywa na podmiocie za błędną fakturę?
Błędnie wystawione faktury mogą podlegać karze na mocy kodeksu karnego skarbowego bądź ogólnego kodeksu karnego. Nie zmienia to jednak faktu, że w pierwszej kolejności należy skupić się na próbach polubownego uregulowania sprawy poprzez żądanie korekty nieprawidłowej faktury. Odwoływanie się do sankcji karnych powinno być rozważane jako środek ostateczny, tylko gdy inne metody rozwiązania konfliktu okażą się nieskuteczne.
